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河南工业大学分散采购实施细则
第一章 总 则
第一条 为规范学校分散采购行为，加强对分散采购活动的监督管理，提高分散采购效率和质量，依据《河南工业大学招标采购管理办法》，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本实施细则所称“分散采购”是指预算金额在校内分散采购限额标准内，且在省集采目录范围之外的采购项目。分散采购项目由项目执行单位组织实施。
第三条 项目执行单位应成立由主要负责领导牵头的三人以上分散采购工作领导小组，具体负责本单位分散采购及相关事项。项目执行单位对采购需求、预算编制以及采购业务的真实性、合法合规性等承担主体责任。
第四条 项目执行单位应按照“货比三家、集体决策”的要求，在充分进行产品市场及价格调研的基础上，科学选择采购方式，通过集体决策确定成交供应商。
第五条 项目执行部门应按照“全程留痕、可追溯”的要求，对采购过程中形成的相关资料（包括响应文件、决策记录等）注意积累与完整保存，及时做好立卷归档，以备核查。
第六条 分散采购坚持“谁采购、谁负责”的原则，项目执行部门对采购活动负有主体责任，各单位不得将项目化整为零规避学校集中采购。
第二章 采购限额及方式
第七条 分散采购限额标准
分散采购限额标准参照学校《河南工业大学采购限额标准及规定（2023年版）》的规定执行。使用科研经费，采购科研仪器设备的，按照《河南工业大学关于进一步优化科研仪器设备采购的实施意见》执行。
第八条 分散采购的主要方式
（一）询价。采购需求中的技术、服务等要求完整、明确的分散采购项目适用询价采购。由询价小组向符合资格条件和技术要求的三家以上供应商发出采购询价文件，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据货物、服务、工程的质量和服务等均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（二）定向采购。从某一特定供应商处采购货物和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以申请采用定向采购方式采购。
1．只能从唯一供应商处采购的；
2．特殊情形下不能从其他供应商处采购的；
3．须保证与原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的，且采购金额不超过原项目合同金额的20%。
由项目执行部门按要求组织论证并出具《河南工业大学定向采购说明》后，从某一特定供应商处进行采购。
第三章 采购步骤与程序
第九条 采购步骤
（一）计划申报。项目执行单位在学校招标采购系统内提交申请，内容包括采购预算、资金来源、采购需求、拟采用采购方式等资料，进行在线申报。
（二）采购审核。采购申请提交后，须经归口管理、审计、财务、招投标等部门审核。
（三）采购实施。经审核批准后，由项目执行单位组织实施采购。
第十条 采购程序
（一）组建分散采购小组。成立三人以上工作小组，其中一人为本单位主管采购工作的领导。采购活动应有所在单位党组织负责纪检监察工作的人员参与监督。
（二）编制分散采购文件。按照招投标办公布的分散采购文件范本编制采购文件，其中对供应商的资格要求原则上应确保三家以上符合条件。分散采购文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。
（三）供应商征集。供应商征集工作由项目执行单位负责，供应商征集可采用按照“项目执行单位集体决策的原则推荐”或“发布公告征集”。征集的供应商数量原则上不应少于3家。项目执行单位集体决策是指经处（部、院）务会讨论通过，并在会议纪要或记录中体现。
（四）发放分散采购文件。向供应商免费提供分散采购文件，供应商按照要求制作并提交响应文件。发放分散采购文件至评审开始的时间不少于3个工作日。
（五）分散采购评审。项目分散采购工作小组在采购评审过程中，要严格按照分散采购文件所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定标准等事项进行评审。
分散采购工作小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。
（六）确定成交供应商。
采购询价方式采购的，分散采购小组经过评审，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商；
采用定向采购方式采购的，分散采购小组与供应商进行协商（若对采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款等有实质性变动的，分散采购小组应以书面形式通知参加协商的供应商），协商结束后，应要求供应商在规定的时间内进行二次报价（二次报价不得高于首次报价），根据二次报价确定成交供应商和成交价格。
（七）做好评审记录。项目执行单位评审时填写《河南工业大学分散采购项目评审记录》。评审结束后，通过学校招标采购系统填写、打印《河南工业大学分散采购项目评审报告》，签字扫描后上传备案。
第十一条 合同办理。项目执行部门按照分散采购文件、成交供应商响应文件起草合同草稿，将起草好的合同草稿、分散采购文件、成交供应商响应文件、定向采购二次报价表、《河南工业大学分散采购项目评审报告》等资料报送招投标办审核，由招投标办按照《河南工业大学招标采购合同管理细则》规定的流程办理合同签订事宜。
第十二条 履约验收。项目执行单位按要求组织履约验收，对验收合格的项目，财务、审计等部门配合，及时付款结算。验收不合格的项目，应当依法依规按合同约定及时处理。
第十三条 档案保管。项目执行部门应安排专人负责收集整理采购工作资料并立卷归档备查。
第四章 监督与检查
第十四条 任何单位和个人对校内分散采购活动中的违法、违规行为，有权进行举报和投诉。
第十五条 归口管理部门对项目执行单位的采购需求、合同管理进行审核和监督。招投标办对项目执行单位提供的分散采购申请、采购过程和结果实施监督检查。
第十六条 学校纪检监察、审计、财务等部门按其工作职能对分散采购活动开展常规和专项监督检查。
第十七条 对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职等行为，造成采购质量低下、采购过程不规范的，情节较轻的，暂停或取消本单位分散采购权限，并上报学校招投标采购工作管理委员会；情节严重的，按学校有关规定，分别给予相关责任人批评教育乃至党纪政纪处分；涉嫌违法犯罪的，依法追究其法律责任。
第五章 附 则
第十八条 本实施细则所称的“以上”包括本数。
第十九条 本实施细则由学校招投标办负责解释，自发布之日起施行。原《河南工业大学校内分散采购指导意见》（河工大政财〔2019〕21号）同时废止。
附件：1-1．河南工业大学分散采购项目评审记录
1-2．河南工业大学分散采购项目评审报告
1-3．河南工业大学定向采购说明
1-4．定向采购二次报价表
附件1-1
河南工业大学分散采购项目评审记录
1．项目名称：
2．项目编号：
3．分散采购文件发放时间：
4．报名供应商名称：
5．评审时间：（提示：评审时间距离发放时间不少于3个工作日）
6．评审地点：
7．评审小组组成：
8．递交响应文件供应商：
9．经过评审，经资格审查、符合性审查和技术服务需求审查，均符合要求的供应商及报价：
10、确定成交供应商及成交价：
评审小组签名：
监督签名：
时间： 年 月 日
说明：本表为线下表格，需在评审现场填写完整并签字确认
